Steuerung und Rollen
Aufgabe 8
Controlling ohne Scheinsicherheit
Ein Bericht, der sechs Monate „grün“ meldet, während Termine, Kosten und Qualität abweichen, ist ein Melonenbericht: außen grün, innen rot.
Fall
Ein Projektstatusbericht weist seit sechs Monaten den Status „grün“ aus. Gleichzeitig sind bekannt:
- zwei Meilensteine wurden verschoben,
- die Kosten sind um 15 Prozent gestiegen,
- zentrale Anforderungen sind noch offen,
- der Dienstleister liefert keine belastbaren Testnachweise,
- die Fachseite nimmt an Projektterminen nur unregelmäßig teil.
Befund
- Termine: zwei verschobene Meilensteine
- Kosten: +15 % gegenüber Plan
- Umfang: zentrale Anforderungen offen
- Qualität: keine belastbaren Testnachweise
- Ressourcen: Fachseite nur unregelmäßig beteiligt
Teilaufgabe 1Fehlende Informationen
- Definition der Statusfarben: Ab welchen Abweichungen gilt gelb oder rot? Ohne Schwellenwerte ist „grün“ eine Meinung.
- Auswirkung der Terminverschiebungen auf den kritischen Pfad und den Endtermin
- Kostenprognose bis Projektende (Estimate at Completion) und Deckung im Haushalt
- Liste der offenen Anforderungen mit Priorität, Ursache und Auswirkung auf Abnahme und Betrieb
- Testnachweise: Testabdeckung, Fehler nach Schweregrad, Ergebnis der letzten Testzyklen
- Risikoregister mit Bewertung und Maßnahmen
- Gründe der fehlenden Beteiligung der Fachseite und verfügbare Kapazitäten
- Trend: Entwicklung der Kennzahlen über die letzten Berichtszeiträume
Teilaufgabe 2Fragen an den Dienstleister
- Nach welchen Kriterien haben Sie den Status als „grün“ bewertet?
- Welche Auswirkungen haben die verschobenen Meilensteine auf den Go-live-Termin?
- Wodurch sind die Mehrkosten von 15 % entstanden, und wie entwickeln sie sich bis zum Projektende?
- Welche Anforderungen sind offen, und bis wann werden sie mit welchen Ressourcen umgesetzt?
- Welche Tests wurden durchgeführt? Legen Sie Testprotokolle und Fehlerstatistiken vor.
- Welche Risiken sehen Sie, die bislang nicht berichtet wurden?
- Was benötigen Sie von der Fachseite, um den Plan einzuhalten?
Teilaufgabe 3Angemessene Statusfarbe
Angemessen ist Rot. Jede Abweichung für sich würde mindestens Gelb rechtfertigen; zusammen betreffen sie alle Dimensionen des magischen Dreiecks (Zeit, Kosten, Qualität und Umfang). Eine Kostenüberschreitung von 15 % liegt über üblichen Toleranzen von etwa 10 %, und ohne Testnachweise ist die Qualität nicht belegt. Das Projekt kann die Ziele ohne Eingriff der Leitung voraussichtlich nicht erreichen.
Teilaufgabe 4Erforderliche Eskalationsstufe
| Stufe | Gremium | Wann? |
|---|---|---|
| 1 | Projektleitung | Abweichungen innerhalb der Toleranz, im Projekt lösbar |
| 2 | Lenkungskreis / Auftraggeber | Toleranzen überschritten, Entscheidungen über Ziele, Budget oder Termine nötig |
| 3 | Amtsleitung / politische Gremien | Haushaltsmittel reichen nicht, Projektabbruch oder politisch relevante Folgen |
Erforderlich ist sofort Stufe 2: Der Lenkungskreis muss über Budget, Termine und Umfang entscheiden – das kann die Projektleitung nicht allein. Stellt sich heraus, dass die bewilligten Haushaltsmittel nicht ausreichen, ist Stufe 3 einzuleiten, weil dann über- oder außerplanmäßige Mittel bzw. ein politischer Beschluss nötig werden.
Teilaufgabe 5Vorzubereitende Entscheidung
Vorzubereiten ist eine Entscheidung des Lenkungskreises über die Fortführung des Projekts auf neuer Grundlage. Dazu gehören:
- Ein unabhängiges Projekt-Review als Grundlage (kurzfristig, z. B. zwei Wochen)
- Neue Planungsgrundlage (Re-Baselining) mit realistischen Terminen und Kosten oder Reduktion des Umfangs
- Verbindliche Testnachweise als Voraussetzung für weitere Zahlungen an den Dienstleister
- Freistellung und feste Zuordnung von Personal der Fachseite
- Neue Statusdefinition mit Schwellenwerten und unabhängiger Berichterstattung
- Als Rückfallposition: Unterbrechung des Projekts, falls das Review keine tragfähige Fortführung ergibt