Beratungsprozess

Bewertung und Entscheidung

Aufgabe 7

Konflikt zwischen Fachamt und IT

Hinter den Positionen „alles automatisieren“ und „zu riskant“ stehen vereinbare Interessen. Eine gestufte Teilautomatisierung macht den Konflikt entscheidbar.

Fall

Das Fachamt fordert: „Alle Anträge müssen automatisch geprüft und innerhalb von 24 Stunden entschieden werden.“ Die IT erklärt: „Die Datenqualität reicht nicht aus. Eine vollständige Automatisierung wäre riskant.“ Die Amtsleitung fordert trotzdem eine schnelle Umsetzung.

Vorgehen in sechs Schritten

  1. 1

    Konflikt beschreiben

    Schritt 1

    Es handelt sich um einen Sachkonflikt (Ziel- und Beurteilungskonflikt), nicht um einen Beziehungskonflikt: Geschwindigkeit und Entlastung stehen gegen Qualität und Rechtssicherheit. Verschärft wird er durch den Zeitdruck der Amtsleitung, die den Konflikt nicht entscheidet, sondern nach unten weitergibt.

    Die Beratung beschreibt den Konflikt neutral und gibt ihn beiden Parteien zur Bestätigung zurück.

  2. 2

    Interessen und Annahmen erfassen

    Schritt 2

    Nach dem Harvard-Konzept wird zwischen Positionen (was gefordert wird) und Interessen (warum es gefordert wird) unterschieden.

    AkteurPositionInteresseZu prüfende Annahme
    FachamtAlles automatisch, 24 hEntlastung, Rückstände abbauen, zufriedene AntragstellerAlle Anträge sind gleich gut automatisierbar
    ITVollautomatisierung zu riskantStabiler Betrieb, keine Fehlentscheidungen, Haftung vermeidenDie Datenqualität ist durchgängig unzureichend
    AmtsleitungSchnell umsetzenSichtbarer Erfolg, politische Erwartungen erfüllenSchnell und vollständig ist zugleich möglich
  3. 3

    Daten- und Informationsbedarf bestimmen

    Schritt 3
    • Fallzahlen je Antragsart und heutige Bearbeitungsdauer
    • Anteil vollständiger und fehlerfreier Anträge; typische Fehlerarten
    • Welche Entscheidungen sind gebunden, welche enthalten Ermessen oder Beurteilungsspielraum?
    • Rechtsgrundlage: Ein vollständig automatisierter Verwaltungsakt ist nach § 35a VwVfG nur zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift ihn erlaubt und weder Ermessen noch Beurteilungsspielraum besteht; zusätzlich Art. 22 DSGVO
    • Welche Datenquellen und Prüfregeln liegen vor, wie zuverlässig sind sie?
  4. 4

    Handlungsoptionen entwickeln

    Schritt 4
    • O1 Vollautomatisierung aller Anträge (Position des Fachamts)
    • O2 Automatische Vorprüfung: Vollständigkeit und Plausibilität werden automatisch geprüft, die Entscheidung trifft ein Mensch (Human in the Loop)
    • O3 Segmentierte Dunkelverarbeitung: einfache, gebundene Fälle mit guter Datenqualität vollautomatisch, alle übrigen in der Sachbearbeitung
    • O4 Erst Datenqualität verbessern: Pflichtfelder und Prüfungen bereits im Antragsportal, danach schrittweise Automatisierung
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    Folgen und Risiken bewerten

    Schritt 5
    OptionTempoRechtsrisikoQualitätAufwand
    O1 Vollautomatisierunghochsehr hochgeringhoch
    O2 Vorprüfungmittelgeringhochmittel
    O3 Segmentierunghoch für einfache Fällegering bis mittelhochmittel
    O4 Datenqualität zuerstzunächst geringgeringlangfristig sehr hochmittel
  6. 6

    Entscheidung vorbereiten

    Schritt 6

    In einem gemeinsamen Termin mit Fachamt, IT und Amtsleitung wird eine Entscheidungsvorlage vorgestellt. Empfohlen wird die Kombination aus O2, O3 und O4 als Stufenplan:

    1. Sofort: automatische Vorprüfung für alle Anträge, Verbesserung der Eingabeprüfung im Portal.
    2. Pilot: Dunkelverarbeitung für eine einfache, gebundene Antragsart; Zielwert z. B. 80 % dieser Fälle in 24 Stunden.
    3. Ausweitung auf weitere Antragsarten nur nach messbarem Nachweis von Fehlerquote und Datenqualität.