Abschluss und Lernen
Aufgabe 12
Lessons Learned auf drei Lernstufen
Wenn derselbe Fehler dreimal passiert, reicht es nicht, die Handlung zu korrigieren. Zu ändern sind die Annahmen dahinter – und die Art, wie die Organisation lernt.
Fall
In drei aufeinanderfolgenden Projekten tritt dasselbe Problem auf: Das Fachamt wird zu spät in technische Entscheidungen einbezogen.
Die drei Lernstufen
Die Unterscheidung geht auf Argyris und Schön zurück; das Deutero-Learning auf Bateson. Je weiter außen die Schleife, desto tiefer greift das Lernen in die Organisation ein.
Single-Loop
Machen wir die Dinge richtig?
Korrigiert die Handlung, Ziele und Regeln bleiben unverändert.
Double-Loop
Machen wir die richtigen Dinge?
Hinterfragt die Annahmen und Regeln, die das Handeln steuern.
Deutero-Loop
Wie lernen wir?
Verbessert den Lernprozess der Organisation selbst.
Maßnahmen je Lernstufe
Single-Loop-Learning
Maßnahme: Im nächsten Projekt wird eine feste Vertretung des Fachamts in das technische Entscheidungsgremium (z. B. Architektur-Board) berufen. Jede technische Entscheidung bekommt in der Entscheidungsvorlage ein Pflichtfeld „Fachamt beteiligt am …“.
Grenze: Das Verhalten wird korrigiert, die Ursache bleibt. Fällt die engagierte Person weg, kehrt das Problem zurück.
Double-Loop-Learning
Hinterfragte Annahme: „Technische Entscheidungen sind Sache der IT; das Fachamt liefert nur Anforderungen.“
Maßnahme: Das Projektvorgehen wird geändert: Das Fachamt stellt die fachliche Produktverantwortung (Product Owner) und entscheidet gemeinsam mit der IT. Technische Entscheidungen mit fachlicher Wirkung gelten erst als getroffen, wenn das Fachamt zugestimmt hat. Die Vorlage für Projektaufträge wird entsprechend angepasst.
Deutero-Loop-Learning
Leitfrage: Warum hat die Organisation dreimal nicht aus demselben Fehler gelernt?
Maßnahme: Ein verbindlicher Lessons-Learned-Kreislauf wird eingeführt: Jedes Projekt muss im Kick-off nachweisen, welche Lessons Learned früherer Projekte es geprüft hat. Eine zentrale Stelle (z. B. das Projektbüro) wertet Lessons Learned projektübergreifend auf wiederkehrende Muster aus und überprüft nach sechs Monaten, ob Maßnahmen gewirkt haben.