Strategien zum Stakeholdermanagement

Wer viel Einfluss hat und stark betroffen ist, wird aktiv eingebunden. Kritische Haltungen sind kein Störfaktor, sondern oft fachlich begründete Hinweise.

Ausgangslage

Bei der Einführung eines neuen Fachverfahrens treten folgende Stakeholder auf:

Stakeholder	Einfluss	Betroffenheit	Einstellung
Amtsleitung	hoch	mittel	positiv
Fachbereich	hoch	hoch	ambivalent
IT-Abteilung	hoch	hoch	kritisch
Personalrat	mittel	hoch	offen
Datenschutzbeauftragte	mittel	mittel	kritisch
Bürgerinnen und Bürger	gering	hoch	heterogen
politischer Ausschuss	hoch	gering	interessiert
bisheriger Dienstleistender	mittel	mittel	positiv

Teilaufgabe 1Strategien je Stakeholder

Grundlage ist die Einfluss-Betroffenheits-Matrix. Die Einstellung entscheidet innerhalb eines Feldes über die Art der Ansprache: Kritische Stakeholder mit hohem Einfluss brauchen mehr Beteiligung, nicht weniger.

Betroffenheit

hochmittelgering

Bürger*innen

regelmäßig informieren

Personalrat

diskursiv beteiligen

Fachbereich

aktiv einbinden

IT-Abteilung

aktiv einbinden

Datenschutz

diskursiv beteiligen

bish. Dienstleister

beobachten

Amtsleitung

aktiv einbinden

Ausschuss

regelmäßig informieren

geringmittelhoch

Einfluss

positiv / interessiertoffen / ambivalent / heterogenkritisch

Stakeholder	Einfluss	Betroffenheit	Einstellung	Strategie	Begründung
Amtsleitung	hoch	mittel	positiv	aktiv einbinden	Auftraggeberin und Machtpromotorin. Ihre Unterstützung muss sichtbar werden: Vorsitz im Lenkungskreis, Entscheidungen zu Zielen und Ressourcen.
Fachbereich	hoch	hoch	ambivalent	aktiv einbinden	Hauptnutzer mit Schlüsselwissen. Ambivalenz kippt ohne Einbindung schnell in Ablehnung; daher Key-User, Anforderungsworkshops und Mitentscheidung über Prozesse.
IT-Abteilung	hoch	hoch	kritisch	aktiv einbinden	Verantwortet später den Betrieb; die Kritik ist oft fachlich begründet (Schnittstellen, Betriebsaufwand). Ohne die IT ist das Verfahren nicht betreibbar.
Personalrat	mittel	hoch	offen	diskursiv beteiligen	Mitbestimmungsrechte nach LPVG NRW bei technischen Einrichtungen. Offene Haltung nutzen: frühzeitig und kontinuierlich im Dialog, nicht erst im förmlichen Verfahren.
Datenschutzbeauftragte	mittel	mittel	kritisch	diskursiv beteiligen	Berät und überwacht (Art. 39 DSGVO). Kritik früh aufnehmen, z. B. bei der Datenschutz-Folgenabschätzung, statt spät daran zu scheitern.
Bürgerinnen und Bürger	gering	hoch	heterogen	regelmäßig informieren	Stark betroffen, aber ohne direkten Einfluss. Zielgruppengerechte Information über mehrere Kanäle; punktuell Nutzertests mit ausgewählten Personen.
politischer Ausschuss	hoch	gering	interessiert	regelmäßig informieren	Entscheidet über Haushaltsmittel, ist aber nicht operativ betroffen. Kompakte Berichte zu Meilensteinen, Kosten und Risiken halten das Interesse positiv.
bisheriger Dienstleistender	mittel	mittel	positiv	beobachten	Kein Mitspracherecht im neuen Projekt, aber Wissens- und Datenträger. Positive Haltung kann sich mit Vertragsende ändern; Mitwirkung bei der Datenmigration vertraglich sichern und Verhalten beobachten.

Teilaufgabe 2Kommunikation mit drei Stakeholdern

IT-Abteilung

kritisch

Kernbotschaft: „Ihr Betriebswissen entscheidet mit darüber, ob das Verfahren funktioniert. Ihre Bedenken werden zu Anforderungen.“
Format: Gemeinsamer Architektur- und Betriebsworkshop; feste Rolle im Projektteam
Zeitpunkt: Vor der Ausschreibung bzw. Produktauswahl, nicht erst bei der Installation
Bei Widerstand: Einwände konkret aufnehmen, in ein Risikoregister überführen und mit Verantwortlichen versehen; Entscheidungen begründet zurückmelden.

Fachbereich

ambivalent

Kernbotschaft: „Das Verfahren soll Ihre Arbeit erleichtern. Sie bestimmen mit, wie die Abläufe künftig aussehen.“
Format: Key-User-Kreis, Prozessworkshops, Testsitzungen am Prototyp
Zeitpunkt: Ab der Anforderungsanalyse fortlaufend; Testsitzungen vor jeder Freigabe
Bei Widerstand: Ursachen erfragen (Mehrarbeit? Kompetenzverlust?), Entlastung während der Einführung zusagen und Erfolge aus Pilotbereichen sichtbar machen.

Personalrat

offen

Kernbotschaft: „Wir beteiligen Sie früh und transparent. Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist nicht Ziel des Verfahrens.“
Format: Regelmäßiger Jour fixe, Einsicht in Rollen- und Protokollierungskonzept, ggf. Dienstvereinbarung
Zeitpunkt: Bei Projektstart informell, rechtzeitig vor Maßnahmen förmliche Beteiligung
Bei Widerstand: Bedenken in eine Dienstvereinbarung übersetzen (Zweckbindung, Auswertungsverbot, Schulungen) und Zeit für das Mitbestimmungsverfahren einplanen.