Steuerung und Rollen
Aufgabe 6
Beratung oder operative Übernahme?
Die Beratung darf vorbereiten, moderieren und empfehlen – entscheiden, anweisen und abnehmen muss die Verwaltung. Sonst verliert sie ihre Auftraggeberfähigkeit.
Fall
Eine externe Beratung unterstützt ein IT-Projekt. Nach einigen Monaten übernimmt sie zunehmend: Leitung der wöchentlichen Projektbesprechungen, Pflege des Projektplans, Anweisung der Beschäftigten des Fachbereichs, Entscheidung über Änderungsanträge, Freigabe technischer Lieferungen, Kommunikation mit der politischen Leitung sowie Vorbereitung und Durchführung der Abnahme.
Die Projektleitung der Verwaltung ist kaum noch beteiligt.
Teilaufgabe 1Prüfung der Tätigkeiten
Maßstab ist die Unterscheidung zwischen Beratung (analysieren, empfehlen, befähigen), zulässiger Umsetzungsbegleitung (unterstützen, vorbereiten, moderieren – unter Steuerung der Verwaltung) und operativer Verantwortung (entscheiden, anweisen, freigeben, nach außen vertreten). Operative Verantwortung gehört zur Verwaltung, weil sie dort demokratisch legitimiert und rechtlich verantwortet wird.
| Tätigkeit | Einordnung | Risiko | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|---|
| Leitung der wöchentlichen Projektbesprechungen | operative Verantwortung | Agenda und Prioritäten werden extern gesetzt; die Projektleitung verliert den Überblick. | Projektleitung leitet; Beratung darf vorbereiten und moderieren. |
| Pflege des Projektplans | Umsetzungsbegleitung | Wissensvorsprung der Beratung, Plan wird zum Steuerungsinstrument in fremder Hand. | Beratung pflegt, Projektleitung verantwortet und gibt Änderungen frei. |
| Anweisung der Beschäftigten des Fachbereichs | operative Verantwortung | Weisungsrecht liegt bei den Vorgesetzten der Verwaltung; unklare Hierarchie, Konflikte, Personalratsthemen. | Sofort einstellen; Aufgaben über Projektleitung bzw. Linienvorgesetzte steuern. |
| Entscheidung über Änderungsanträge | operative Verantwortung | Interessenkonflikt: Die Beratung entscheidet über Umfang und Aufwand, an dem sie selbst verdient; Haushalts- und Vergaberecht. | Änderungsausschuss (Change Advisory Board) unter Leitung der Verwaltung; Beratung bewertet und empfiehlt. |
| Freigabe technischer Lieferungen | operative Verantwortung | Freigaben haben Rechtsfolgen (Gewährleistung, Zahlung); Kontrollverlust über Dienstleister. | Freigabe durch Projektleitung mit Fachbereich und IT; Beratung prüft vor und dokumentiert. |
| Kommunikation mit der politischen Leitung | operative Verantwortung | Verantwortlichkeit gegenüber Politik verschwimmt; Beratung kann eigene Darstellung durchsetzen. | Amtsleitung bzw. Projektleitung berichtet; Beratung liefert Unterlagen zu. |
| Vorbereitung der Abnahme | Umsetzungsbegleitung | Gering, solange Kriterien mit der Verwaltung abgestimmt sind. | Testkonzept und Abnahmekriterien gemeinsam festlegen. |
| Durchführung der Abnahme | operative Verantwortung | Die Abnahme ist eine Willenserklärung des Auftraggebers (§ 640 BGB) mit Folgen für Gewährleistung und Zahlung. | Verwaltung führt durch und erklärt die Abnahme; Beratung unterstützt. |
Teilaufgabe 2Rollenmatrix
| Tätigkeit | Aktuell | Sachgerecht | Risiko | Notwendige Korrektur |
|---|---|---|---|---|
| Projektbesprechungen leiten | Beratung | Projektleitung (Verwaltung) | Steuerungsverlust | Leitung zurückholen, Beratung moderiert |
| Projektplan pflegen | Beratung | Projektleitung verantwortet, Beratung pflegt | Informationsasymmetrie | Freigabe von Planänderungen durch Projektleitung |
| Beschäftigte anweisen | Beratung | Linienvorgesetzte / Projektleitung | Unzulässige Weisung, Konflikte | Sofort beenden, Kommunikationswege klären |
| Änderungsanträge entscheiden | Beratung | Änderungsausschuss bzw. Lenkungskreis | Interessenkonflikt, Kostensteigerung | Change-Prozess mit Entscheidungsrecht der Verwaltung |
| Technische Lieferungen freigeben | Beratung | Projektleitung mit IT und Fachbereich | Rechtsfolgen ohne Kontrolle | Freigabeprozess mit Unterschrift der Verwaltung |
| Mit politischer Leitung kommunizieren | Beratung | Amtsleitung / Projektleitung | Verantwortung verschwimmt | Berichtsweg festlegen, Beratung nur zuarbeitend |
| Abnahme vorbereiten | Beratung | Beratung mit Verwaltung | gering | Kriterien gemeinsam abstimmen |
| Abnahme durchführen | Beratung | Projektleitung / Auftraggeber | Gewährleistung und Zahlung | Abnahme durch Verwaltung erklären |